随着数字化办公的普及和深入，电子邮件已经成为企业信息传输的重要途径之一。虽然预计到2022年中国电子邮箱总量将接近5亿，但是截至到2006年，我国却只有不到10 ％的企业拥有自己的企业邮箱，而中小型企业所占的比例就更少了。由此可以看出，中小企业建立自己的电子邮局已经迫在眉睫，那么，中小企业该如何建立自己的电子邮局呢？
目前，企业建立电子邮局一般有以下几种形式：免费邮箱、上网时附送获得的邮箱、虚拟主机方式的邮箱、使用免费软件自建邮箱、使用软硬结合的邮件服务器解决方案自建邮箱。
免费邮箱在安全性、稳定性、效率（通信的及时性）以及可管理性等方面都存在着极大的隐患与不便，例如：邮箱空间是固定不变的，灵活性差。不少用户抱怨他们使用的免费电子邮箱不稳定，经常无法正常收发邮件，甚至发生丢信、删信的“意外”事件。此外，免费邮箱内垃圾邮件泛滥，邮箱密码被窃取等现象也屡见不鲜。
此外，免费邮件服务市场的不规范和服务品质的差异化也不利于树立统一的企业形象，提升工作效率。虽然成本上是免费的，但是企业使用免费信箱的状况仍令人担忧，这不仅会造成公司业务信息的不安全，而且也容易造成业务邮件管理的混乱，不利于公司树立形象，如果公司日常广告宣传及公司员工名片上出现的是类似aa@tom.com之类的免费信箱，则可能给人不太好的印象，用于公司商务活动也显得不太妥当，有损于公司形象。
另外，企业员工如果使用免费邮件，还可能会产生对业务往来信息无法管理的现象，例如：员工离职，由于信箱是员工个人的，在离职时不会交还给公司，因此随业务往来的信件也就随员工的辞职而无法及时处理，这就会造成不可估量的后果。
上网时附送获得的邮箱是建立在一定的消费基础之上，从整体成本考虑并没有给企业带来太多的利益。而且附送的邮箱通常数量和容量都极其有限，例如：许多公司在使用当地电信部门或虚拟主机服务提供商提供的1-10个信箱，这对一个稍大的企业来说是远远不够的。因此，上网时附送获得的邮箱并不能充分满足企业用户的实际需求，而且同免费邮箱一样存在不安全、效率低下和不便于管理、不利于公司整体形象树立等问题。
虚拟主机方式的邮箱不仅价格不菲，而且邮件服务器远离企业，会降低信息传送的效率，这严重的削弱了使用电子邮局为企业带来的最大好处；另外，由于系统受制于服务提供商，因此会产生灵活性差，不方便管理和控制等现象。此外，还需持续支付后期维护成本，总体成本较高。
使用免费软件自建邮箱可以满足一定用户数量的基本收发需求，但随着用户数量的扩大和对本地化、专业化电子邮局功能、性能方面需求的日益提升，这些免费电子邮局系统的性能缺陷日益突出：系统性能随着用户数的增多而急剧下降；可靠性低，收发不稳定甚至丢失邮件；安全性差，密码易被窃取，商业机密易泄露；产品界面不友好，安装使用不方便；中文处理常出现问题，代码之间难以转换；服务支持维护无保障等。这些都成为免费邮局所面临的现状。
那么，中小型企业在选择电子邮箱时，到底应该选择哪种方式的企业邮箱呢？是租赁企业邮箱，还是使用软硬结合的邮件服务器解决方案自建邮箱。
理由充分 抛弃你的租赁邮箱
我们不可否认，企业采用租赁的方式获得企业邮箱可以带来诸如：初期投入成本少，不需要太多的系统维护人员等好处，但是他也会有一些不可避免的缺点。
企业邮箱提供商经常会发生南方用户和北方用户速度不一致的问题。面对一个全国都有办事处的公司，他们的所有用户只能放在南方服务器上或者北方服务器上，所以肯定有一部分用户的速度会慢。而且，假如企业邮箱提供商在中国以外没有邮件服务器，那么在国外的通信稳定性就会很差，无法提供国外转发，经常会限制发信的频率和群发的数量，这不适合有大量客户需要正常群发的公司。
企业邮箱一般都会按照国际通行的反垃圾邮件标准进行设置，此时，如果企业采用租赁邮箱的方式，不仅不易符合国外相关机构的要求，而且极易被列入黑名单，被海外服务商屏蔽。所以当国内邮件服务器被拒收时，用户将无法正常收发邮件。
另外，企业邮箱提供商一般没有自主知识产权，或仅拥有部分自主知识产权，这也就意味着User无法得到最直接的技术支持。而且在租赁企业邮箱成本上，企业邮箱必须年复一年的持续支付使用费用，如同租房一样，租的再久房子还是别人的。
软硬结合自建邮箱才是王道
使用软硬结合的邮件服务器解决方案自建邮箱，可以有效避免网络黑客入侵窃取数据。公司在传递e-mail时， e-mail的内容或其附件都是企业资产，是机密文件，如公司产品报价等，故企业Mail Server应该构建于公司内部机房，而不是使用互联网上的免费信箱或请外包商代管，这样就可以避免公司机密外泄而造成营运危机了。
拥有自己的服务器，e-mail的收发速度将不再被动取决于网络联机速度。邮件内容涉及企业的商业机密，且需要根据自身的要求开发邮件的各种功能和应用（如SMS等），这就要求企业必需有自己的邮件服务器，以满足各种需要。因此，企业拥有自己的邮件服务器可以提高企业的生产效率和安全性。
另外，有规模的公司应对邮件收发与整体配置有统一的管理，加上企业形象的营造，予人以专业的感觉。企业租用邮箱是一项长期投资，必须得定期向运营商交纳费用，成本较高，而企业自己的邮件服务器是一项短期投资，一年后只要交纳很少的维护费用即可，成本较低。企业拥有自己的邮件服务器可以根据企业的需求管理邮件，使邮件的使用更加方便、快捷。企业拥有自己的邮件服务器还有利于公司统一形象，便于公司的信息管理。
随着数字化办公的普及和深入，电子邮件已经成为企业信息传输的重要途径之一。虽然预计到2022年中国电子邮箱总量将接近5亿，但是截至到2006年，我国却只有不到10 ％的企业拥有自己的企业邮箱，而中小型企业所占的比例就更少了。由此可以看出，中小企业建立自己的电子邮局已经迫在眉睫，那么，中小企业该如何建立自己的电子邮局呢？
目前，企业建立电子邮局一般有以下几种形式：免费邮箱、上网时附送获得的邮箱、虚拟主机方式的邮箱、使用免费软件自建邮箱、使用软硬结合的邮件服务器解决方案自建邮箱。
免费邮箱在安全性、稳定性、效率（通信的及时性）以及可管理性等方面都存在着极大的隐患与不便，例如：邮箱空间是固定不变的，灵活性差。不少用户抱怨他们使用的免费电子邮箱不稳定，经常无法正常收发邮件，甚至发生丢信、删信的“意外”事件。此外，免费邮箱内垃圾邮件泛滥，邮箱密码被窃取等现象也屡见不鲜。
此外，免费邮件服务市场的不规范和服务品质的差异化也不利于树立统一的企业形象，提升工作效率。虽然成本上是免费的，但是企业使用免费信箱的状况仍令人担忧，这不仅会造成公司业务信息的不安全，而且也容易造成业务邮件管理的混乱，不利于公司树立形象，如果公司日常广告宣传及公司员工名片上出现的是类似aa@tom.com之类的免费信箱，则可能给人不太好的印象，用于公司商务活动也显得不太妥当，有损于公司形象。
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